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Rechnungsnummern vorteilhaft vergeben

Damit ein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht, muß eine Rechnung eine einmalig vergebene Rechnungsnummer beinhalten. Das Umsatzsteuerrecht schreibt jedoch nicht vor, daß die Rechnungsnummern fortlaufend zu vergeben sind.
In den Umsatzsteuerrichtlinien ist sogar ausdrücklich bestimmt, daß ein Unternehmen unterschiedliche Nummernkreise verwenden kann, z.B. für zeitliche, geographische oder organisatorische Bereiche. Wenn ein international tätiger Konzern weltweit einheitliche Nummern vergibt, so können in deutschen Betriebsstätten nur einzelne Nummern verwendet werden. Eine Pflicht zur fortlaufenden Vergabe von Nummern kennt das Umsatzsteuerrecht nicht. Die Nummern müssen lediglich einmalig sein. Dagegen achten die Finanzämter vermehrt darauf, ob die Rechnungsnummern fortlaufend vergeben und buchhalterisch erfaßt sind. Hinter fehlenden Rechnungsnummern vermuten mißtrauische Prüfer nämlich Schwarzgeschäfte, bei denen Rechnungen erteilt, aber nach der Bezahlung wieder storniert oder vernichtet wurden. Zumeist ist dies nicht der Fall. Es gibt nämlich immer wieder Gründe, warum einzelne Rechnungsnummern in einer Buchhaltung fehlen. Zunächst einmal lassen es viele elektronische Buchhaltungssysteme gar nicht zu, Rechnungen nachträglich zu berichtigen oder zu ändern. Werden nach der Ausstellung Fehler festgestellt, so können die Rechnungen nur storniert werden. Eine andere Alternative besteht nicht. Deren Rechnungsnummern fehlen dann. Kleinere Unternehmer mit überschaubarem Kundenkreis vermeiden fortlaufende Rechnungsnummern bewußt, da sie den Umfang ihrer Geschäftstätigkeit ihren Kunden gegenüber nicht offenbaren wollen. Damit Sie in solchen Fällen auf Rückfragen des Betriebsprüfers besser vorbereitet sind, sollten diese Unternehmer eine Dokumentation über die fehlenden Rechnungsnummern anlegen. So können beispielsweise alle stornierten Rechnungen in einem gesonderten Ordner abgelegt werden, eventuell auch versehen mit dem Vermerk, warum die Rechnung storniert wurde oder einem Hinweis auf die neue, zu einem späteren Zeitpunkt erteilte Rechnung.