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Gemäß § 147 AO sind Unterlagen und Belege aufzubewahren, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Zusätzlich besteht gem. § 147a AO für Steuerpflichtige mit einer Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) von mehr als 500.000 EURO die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen.

Mit einer Betriebsprüfung wird ein Unternehmer in seiner aktiven Zeit durchschnittlich zweimal konfrontiert. Dabei wird die "black box Gewinnermittlung" vom Finanzamt geöffnet. Die Betriebsprüfung röntgt den Betrieb bis ins Kleinste. Behörden haben es geldmangelbedingt an sich, dass sie hinter den technischen Möglichkeiten hinterher laufen.

Zu Beginn eines jeden Jahres stellt sich die Frage, welche Belege und sonstigen Unterlagen weggeworfen werden dürfen. Dabei sollte man sich nicht blindlings von allem trennen. Ein großes Reinemachen kann sich rächen, denn für eine Reihe von Belegen bestehen Aufbewahrungsfristen. Dies gilt nicht nur für Unternehmer.

Folgende Buchführungsunterlagen können nach dem 31.12.2010 vernichtet werden: - Aufzeichnungen aus 2000 und früher. - Inventare, die bis zum 31.12.2000 aufgestellt wurden. - Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2000 oder früher erfolgte. - Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2000 oder früher aufgestellt wurden. - Buchungsbelege aus dem Jahr 2